Comme le dit l’adage « nul ne peut empêcher le temps de s’écouler ». Ceci est particulièrement vrai dans les métiers de l’ingénierie. Les projets avancent uniquement en fonction du temps réellement productif alloué à ces derniers. Ainsi, en tant qu’Ingénieur, vous constatez régulièrement que vous démarrez vos activités le matin et arrivé au terme de la journée, vous vous apercevez que vous n’avez pas atteint les objectifs que vous escomptiez.
C’est la fameuse sensation d’avoir été partout et nulle part à la fois.
Je vous rassure, c’est le cas pour tous les Ingénieurs. En effet, les sujets sont complexes et les interactions nombreuses. Il est facile de se retrouver rapidement débordé. Alors comment faire pour se différencier des autres ? Quitter son poste de travail avec la satisfaction d’une journée bien remplie et productive.
En lisant cet article vous comprendrez comment atteindre cet objectif, car organiser son temps de travail commence par reprendre le contrôle de son agenda.
1. Démarrez et terminez votre journée de travail d’Ingénieur
Il est bien connu que tous les films dignes de ce nom ont :
- Un générique de début
- Un générique de fin
Il doit en être de même pour votre journée de travail. Il s’agit ici de mettre en place une routine gagnante.
Dans un contexte de bureau d’études, de chantier, de télétravail ou de déplacement divers et variés, la première action à réaliser en démarrant votre journée est d’identifier ce qu’il y a à faire. Il faut donc prendre à minima 5 à 10 minutes pour passer en revue les tâches à traiter.
En fin de journée, il en est de même qu’au démarrage. Vous devez prendre 5 à 10 minutes pour terminer les dernières actions en cours proprement et lister les tâches à reporter à demain ou à plus long terme.
Ces deux premiers conseils, vous paraissent d’une trivialité sans nom ? Oui, mais appliqués au quotidien ils sont d’une efficacité redoutable. En effet, votre inconscient va travailler pour vous durant la nuit et tout au long de la journée. Cette routine répétée permet de concentrer votre énergie et votre attention sur des tâches préalablement définies.
2. Identifier la liste des tâches liées à vos activités
Une tâche est par définition de nature concrète et tangible. Chaque tâche doit donc être nommable et quantifiable.
Notez l’ensemble des éléments à faire, même en vrac sur une feuille A4, une liste Excel, des post-it, une carte mentale papier ou numérique … Si une tâche n’est pas retranscriptible, c’est tout simplement que ce n’en est pas une.
Personnellement, j’ai pour habitude de noter ma liste de tâches sur mon agenda professionnel. Il s’agit d’un semainier au format A4 avec une double page par semaine et une répartition des journées de manière verticale. Je suis attaché au papier, mais à chacun ses méthodes.
3. Classer les tâches
Après avoir passé en revue les tâches à réaliser, il va falloir les classer suivant 2 paramètres essentiels : leur degré d’importance et leur degré d’urgence. Vous l’aurez compris, votre journée est limitée en temps, aussi le nombre de vos tâches doit également l’être. Il s’agira ici de faire des arbitrages au plus juste en fonction du couple importance/urgence.
Il existe deux catégories de tâches :
- Les tâches à traiter ou à planifier
- Les tâches à déléguer ou à supprimer
A partir de votre fiche de poste, vous devez être capable de définir quelles sont les missions que vous devez assurer. Si ce n’est pas le cas, je vous invite à vous rapprocher de votre responsable hiérarchique ou de votre manager. Les tâches urgentes et importantes ainsi que les tâches importantes restent vos priorités. Voici comment les appréhender au quotidien :
✅ Les tâches importantes et urgentes sont à traiter en priorité
✅ Les tâches importantes sont à planifier et à traiter dans un second temps
❌ Les tâches urgentes mais pas importantes sont à déléguer à la personne qui est réellement en charge de les traiter
❌ Les tâches ni urgentes, ni importantes sont à supprimer
Cette approche nécessite de développer plusieurs compétences telles que la prise de décision et la planification. Votre objectif restera d’obtenir une satisfaction commune entre vos clients, votre hiérarchie et vos collaborateurs.
4. Ingénieur, passez à l’action
Vous savez maintenant comment organiser votre temps de travail pour reprendre le contrôle sur votre agenda. C’est à votre portée car vous êtes « Ingénieur. What Else? »
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